現在、それぞれの課においての文書の管理方法は、一つ一つの文書にパンチで穴をあけて、それでファイル簿冊にとじ込んでいくというふうな形で保管、保存してございますが、新しく取り入れようとするファイリングシステムでは、文書に穴をあけずに、いわゆるフォルダと申し上げるものに挟み込んでいきます。挟み込んだフォルダの名称をパソコンへ入力していきます。
次に、５ページからの第１１条及び第１２条では、保有個人情報の集合物である個人情報ファイルを実施機関が保有する場合の市長への事前通知制度や、実施機関における個人情報ファイル簿の作成及び公表について定めております。 次に、７ページの第１３条からは、自分の個人情報を実施機関に開示請求することができるものとし、実施機関はこれを原則的に開示しなければならないものとしています。